仕事上での報連相がうまくできない社会人へ向けてのアドバイス【報告編】
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あなたは以下のことに当てはまりませんか？
・報告がうまくできなくて上司からいつも怒られる人
・「上司への報告がめんどくさい・あとでいいや」と先延ばしする人
・上司に何を伝えていいのか分からない人
おそらく上記のいづれかの悩みを抱えていると思います。
私も以前同じような立場を経験したので、気持ちはわかります。
ただ、報連相は仕事の基本で、怠ると人からの信用が失われ、仕事を任せてもらえなくなります。思えば私も新卒の頃報連相のやり方が分からずして苦労しました。２カ月程で社内から見捨てられて、退職に追い込まれました。
私はあなたに同じような経験をしてほしくないので報連相の報告に関しての記事を書かせていただきました。
今回は①あなたが報告を嫌う理由、②報告の仕方、③報告の頻度、④タイミングよく上司に報告するコツ①～④の順番でお話していききます。
①あなたが報告を嫌う理由
まず、前提としてなぜあなたは報告が嫌なのでしょうか？
おそらく以下のことがあるからではないでしょうか？
・「めんどうくさい」「上司から怒られそう」「あとでいいや」etc
このようなマイナスな思いがあるからだと思います。お気持ちは痛いほどわかります。しかし、そうした思いでいると仕事が回りません。
なによりあなたの評価がマイナスになり上司から仕事を任せてもらえなくなります。だから、ここは嫌でも仕事だと割り切って、やるしかありません。
②報告の仕方
では、具体的にどのように報告すればいいのか？
それは結論から完結に述べることです。あなたも話のまとまりがない人の話をダラダラと聞いてて嫌になったことがあると思います。報告がうまくできない人ほどまとまりのない話をし、相手をイライラさせます。
あなたの上司は多忙な人だと思います。ダラダラ話を聞いてる余裕があまりないのではないでしょうか？ですから、結論から話をしてくれるほうがありがたいのです。
結論から話す方法ですが、以下に事例を２つ載せておきますので、参照ください。
ケース1:業務報告
「(上司の名前)さん、お疲れ様です。○○の件について報告ですが今よろしいでしょうか？」
ケース2:クレーム発生時の報告
「(上司の名前)さん、申し訳ございません。○○の件で問題が発生しましたので、報告です。」
上記２ケースはどちらも「○○の件について報告」「○○の件で問題が発生しました。」と結論から述べていますよね。こうしたほうが上司も理解しやすいのでまずは、結論から話すことを意識してみてください。
③報告の頻度
次に、結論から話すことは分かったけど、「報告の頻度が分からない」方もいると思います。正直言ってこれは人によります。必要最低限の報告が欲しい人もいれば、もっとたくさん報告してほしい人もいます。なのであまり決まりがないです。
１カ月単位であれば、週1。週単位であれば、毎日。とビジネス書に記載してありますが、それも結局目安にすぎません。
ここで私がおすすめのやり方を紹介したいと思います。それは上司に仕事を依頼されたときに聞くという方法が一番確実です。
「○○さん、○○の仕事に関して承知しました。進捗の頻度ですが、○日毎でもよろしいでしょうか。」と一言確認すれば、上司から何かしらの反応が返ってきます。
ですので、報告の頻度は上司に確認してその人にあわせることが秘訣です。
④タイミングよく上司に報告するコツ
最後にタイミングよく上司に報告するコツについてご紹介します。
これは一言でいうと「上司に関心」を持つことです。コミュニケーションの基本ではありますが、相手の情報を知ることで、それがときには自分を助ける武器になります。
ここでいう相手の情報とは例えば私の場合、上司のスケジュールやスカイプの状態確認(退席中、取り組み中、会議中等の判断が可能)があります。私は上司が忙しいかどうかそういった機能を利用して判別しています。
どうしてもわからない場合は直接聞きますが、相手への気配り・配慮を意識すれば相手にも伝わります。まずは、そうした相手への気配り・関心を持つことが秘訣だと思います。
まとめ
①あなたが報告を嫌う理由
・報告をする際のマイナス思いが邪魔をするため。
・報告をしないでいるといいことはないので、割り切ってやりましょう。
②報告の仕方
・結論から先に伝えましょう。
③報告の頻度
・人によります。わからなければ相手に確認しましょう。
④タイミングよく上司に報告するコツ
・相手に関心を持ち、身の周りの情報を武器にしましょう。
いかがでしょうか。報告は社会人の基本ですが、これができることによりあなたは上司から信用されさらなる活躍を期待されることでしょう。
今後の活躍を期待しています。
