仕事上での報連相がうまくできない社会人へ向けてのアドバイス【連絡編】

こんな悩みを抱えていませんか？

・連絡がうまくできなくて上司からいつも怒られる人

・「周囲への連絡がめんどくさい・したくない」と先延ばしする人

・上司や周りの人にどんな連絡していいのか分からない人

おそらく上記のいづれかの悩みを抱えていると思います。

私も以前同じような立場を経験したので、気持ちはわかります。

もし連絡をしなかったらヒヤッとした出来事

連絡が徹底できないと周囲から「気配りの出来ない人間だ」と烙印を押されます。また、連絡は相手の次の行動に影響を及ぼします。

実際にあった事例ですが、ある日マニュアルの解釈が間違っていたことに気づき、すぐにその旨を上長に連絡しました。

結構重要な内容だったので、そのままメンバーが気づかずに作業していたら重大なクレームになりかけたことがありました。ですから、それだけ連絡は重要なことです。

連絡の重要性をお話ししました。

本日お話する3つの内容

今回は以下のテーマからお話したいと思います。 

①効果的な3つの連絡術

②苦手な上司や仲間に連絡するときの心構え

③仕事を成功させる3つの心構え

１つでも参考になるとうれしいです。

①効果的な3つの連絡術

まずどんな連絡が効果的なのか3つご紹介します。

やる気になる言葉を投げる

 具体的には相手が認められたことや感謝されたことをあなたが連絡して伝えることです。相手から褒められてうれしくない人はいませんよね？ですから、まずは職場の人で
相手が喜ぶことを想像して、褒めてあげてください。

相手は褒められることであなたの好感度もアップし、連絡しやすい環境がつくられます。まずは職場の人や上司の良いところをみつけたらすぐに連絡してあげてください。

気づいたら連絡

これは私も特に意識していることです。例えば以前、私が事務仕事をしていたとき、
書類に間違った内容が記載されていたことがありました。

私はすぐにリーダーへ報告し事前のミスを防いだことがありました。このように些細なことでも連絡するのは大事です。おかげで上司から「よく連絡してくれたね！。ありがとう」とお礼を言われました。気づいたら、即連絡！意識してみましょう。

相手に伝わったかを確認

これは特にメールでのやりとりでよくあることです。メールが発達してきたとはいえ、
いまだにメールをしっかりみない人もいます。私の職場でもたまにいます。

せっかくメールで連絡してもみなければ意味がありません。内容の重要度にもよりますが、基本的にメールを送ったら、口頭もしくはチャットツール(SKYPEとかSLACK)でメール送った旨を一言伝えるとより確実です。

意識してみましょう！

②苦手な上司や仲間に連絡するときの心構え

こちらは意識の問題ですが、苦手な人こそ積極的に連絡をとること大事です。
とはいえ、苦手な上司や仲間に連絡するのはだいぶ気が引けますよね。とはいえ、給料をもらっている以上、そんなわがままは言えません。

私も以前の職場で自分の態度を反省し、「苦手な人や上司であっても積極的に連絡を心掛けよう！」と心に決めました。すると、意識して連絡をすると、苦手だと思った上司が案外心を割って話してくれました。

実は人間は連絡や報告の頻度(話す回数)が多いほど、親しみを持つそうです。

ですから、もしあなたが今苦手な人がいると思いますが、思い切って話す回数を増やしてみてはいかがですか？そうすれば「あれこの人案外いい人じゃん」と思えるようになるかもしれません。

是非チェレンジしてみください。

③仕事を成功させる3つの心構え

本旨と多少ずれますが、連絡するにしても人間関係が悪くては効果が半減します。

なので、連絡や報告をスムーズに行う上で以下3つのことを意識しましょう。

手柄を独り占めしないこと

仕事は協力者がいて初めてうまくいきます。成功したとき自分の手柄にすると周りの反応はあまりよくならず、味方もできません。

上司からほめられたときは素直に「みなさんのおかげでうまくいきました。」「ありがとうございます。」と一言いうことで相手もうれしく思うので、あなたの印象もよくなります。

普段から自らが協力

普段から忙しいそうにしている人に「何か手伝えることありますか？」「手が空いているのでその作業やりましょうか？」と普段から周りに協力する姿勢をみせましょう。
そうすることで、いざというときにあなたを助けてくれます。

キーパーソンを探す

周りの人の得意なことを知ってみましょう。組織内でも色々な人がいて、苦手な仕事もあれば得意な仕事もあります。そんなとき、自分の力だけで頑張ろうとせず人の力も頼るのも大事です。

ちなみに、私はチーム内でエクセルやマクロをある程度組めるので、エクセルの使い方等でよく相談をうけます。○○さんはエクセル得意だからエクセルに関しては○○さんに聞く。このようにもっとも強力な味方となる人を探すのも仕事を成功させるための秘訣です。

本日のまとめ

①効果的な3つの連絡術

・相手がやる気になる言葉を投げかけること
・気づいたときにすぐ連絡すること
・連絡は必ず相手に伝わったかを確認

②苦手な上司や仲間に連絡するときの心構え
・苦手な人こそ積極的に連絡をとること

③仕事を成功させる3つの心構え
・1つ目は手柄を独り占めしないこと
・普段から自らが協力していること
・キーパーソンを探す

いかがだったでしょう？　
連絡方法について参考なりましたか？

連絡は一言でまとめると相手への気配りです。今連絡が苦手なあなたも１歩ずつでいいので、本日学んだことを実践してみてください。今後の活躍を期待しています。