デスクトップのフォルダー整理が苦手な人必見！ 必要なファイルを簡単にみつける3つの整理術をご紹介

こんな悩み抱えていませんか？

• デスクトップにファイルやフォルダーが溢れて整理できない人
• すぐに必要なファイルがみつけられず、時間を浪費している人
• 上司から「いつまで探しているんだ！」と怒られた人

今日は上記のようなお悩みを持つ方に向けて記事を書きたいと思います。

デスクトップ上でファイルが溢れる原因とは?

パソコンは書類の置き場と違って、比較にならないほど収納スペースがあります。それがかえって、デスクトップ上をフォルダーやファイルであふれてしまう原因とります。

パソコンのファイル管理でよく起こるミスランキング

①ファイルの前後関係がよくわからなくなる
②ファイル名が分かりにくい
③デスクトップがファイルであふれている
④どのファイルがどのフォルダーにある分からない

とあるビジネス書からサラリーマン100人にアンケートを取ったところ上記①~④の問題がよくあるそうです。

私も以前、同じようなことで悩んでいたので、必死にデスクトップ上の整理術をビジネス書を片手に読んで研究しました。そこで実践している3つの方法をご紹介します。

必要なファイルを簡単にみつける3つの整理術

①フォルダー名の役割を決めておくこと

デスクトップ上に置くフォルダー名の役割を決めます。

(最低でも3つ~5つが目安)　下記参照

自分であれば「業務用」「自分用」「保留用」とどんなフォルダーか役割をわかりやすく書きます。さらにそこから階層を3つ目安に置くという意識をしておくと、探しやすくなります。(下記参照)

 「業務用」の配下には業務Aや業務Bとあります。仕事の内容毎にフォルダーをつくりすぐに取り出せるようにします。

「業務用」「自分用」「保留用」それぞれの役割を説明しておきます。

①業務用:仕事関連の内容を格納

②自分用:考課表、自分用マニュアル(有給申請)等仕事以外の内容を格納

③保留用:捨てるか迷ったファイルを1カ月放置し、使わなかったら削除

②時系列でフォルダー分けをする

時系列でフォルダー分けするのもおすすめです。下記の例だと、私は自分用フォルダーの配下に考課表があり、その配下に時系列のフォルダーを作成しています。(下記参照)

私の会社では半年毎に考課表を書きます。1カ月毎に自分の仕事を振り返って、何をしたのかをメモ書き程度ですが、書いています。

そうすれば、考課表を書くときに、「あれ、俺何をしたっけ？」といちいち思い出す必要がなくなります。時系列で自分が何をやったのかを整理しておくのもおすすめです。

③ファイルの捨て方にルールを定める

これは会社の人事部の人から教わったやり方です。ファイルも月日が経過していくにつれ、量が増えパソコンの動作が遅くなる原因になります。そのため、定期的に使わないファイルを捨てる必要がでてきます。

そこで役に立つのが「保留用」というフォルダーを作成しておくことです。保留用とは再度説明しますが、捨てるかどうか判断に迷ったとき、一時的に保管していくフォルダーです。私であれば、1カ月使わなかったら削除する習慣をつけています。

これは必ずしも、1カ月経ったら捨てるのではなく、1週間でも大丈夫です。あなたなりのペースで考えてみてください。

本日のまとめ

①フォルダー名の役割を決めておくこと

②時系列でフォルダー分けをする

③ファイルの捨て方にルールを定める

いかがだったでしょうか？

ひとつでも参考になれば幸いです。

是非、実践してデスクトップ上のフォルダー整理をして、

必要なファイルをすぐに見つける習慣を身につけましょう！　

応援しています。