仕事上でキャパ越えを起こしたときの対処方法をご紹介
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仕事上でキャパ越えをして下記のことでお悩みではありませんか？
・能力以上の仕事を抱えて精神が不安定な方
・肉体・精神的にも辛い方
・慣れない仕事で「もう限界」と感じている方
私も以前メンバーの業務マネジメントを初めてやったとき、仕事でのキャパ越えを経験して精神的に辛い時期がありました。
そんなとき、キャパ越え対策の本等を参考にしたこと、上長に相談する等してキャパ越えの対処をすることができました。
(下記参考本です。)
今では精神的にも肉体的にも安定した状態でお仕事に取り組んでいます。
この記事では、キャパ越えの意味を解説するとともに、キャパ越えの原因・解決策、予防策をご紹介します。
あなたが記事を読み終えて実践することで仕事上でのキャパ越えを解決できます。
精神・肉体的にもストレスなくお仕事ができます。また、休日も仕事のことで悩む時間が減ります。
是非最後まで本記事をお読みください。
仕事上のキャパ越えの定義
キャパ越えとは仕事で自分の許容量が限界を超えたときに起きる状態です。
私がこの状態になったとき、
・仕事に行くの憂鬱になる、
・意味もなくイライラする、
・失敗したらどうしよう。
と頭の中をグルグル回っていました。
前向きなことが考えなくなり、日々仕事の不安やプレッシャーに追われて業務の遂行に支障がでて周りに迷惑をかけたこともありました。
「この現状から逃げたい」と毎日のように思っていました。
このようにキャパ越えを起こすと、精神状態が悪化して物事を前向きに考えれなくなります。
そして、何の対策をしないまま放置していると、最悪の場合メンタルのバランスを崩してしまいかねません。
そうなる前に、キャパ越えの原因を突き止めて解決策と予防策を考える必要があります。
仕事上のキャパ越えの3つの原因
では、仕事上のキャパ越えの原因はなにがあるのか？3つご紹介します。
仕事の悩みが整理できない
1つ目が仕事の悩みが整理できないことです。仕事量が多くなると、仕事の優先順位が分からなくなります。
整理できないまま仕事の悩みが増え、最終的にキャパ越えの原因となります。
仕事で新しいことを始める
2つ目は仕事で新しいことを始めることです。
新しい仕事を始めるとは「役職が上がる」、「職場の異動」等、仕事環境が大きく変化することです。
覚えるべき情報量が多い。業務を遂行する上で必要な知識や経験が不足しているとキャパ越えの原因になります。
マイナス思考が強い
3つ目はマイナス思考が強いことです。
これは特に、下記の属性に当てはまる方はマイナス思考に陥りやすいです。
・真面目な人
・完璧主義な人
・心配性な人
・取り越し苦労が多い人
・仕事のミスを引きづりやすい人
マイナス思考に陥ると 前向きに物事が考えられなくなります。
問題が「自分には到底解決できない」と錯覚して徐々に仕事の自信を失います。
そして、マイナス思考が頭の中で循環して思考停止状態となり、キャパ越えの原因となります。
仕事上のキャパ越えの3つの解決策
では原因が分かったところで、次に3つの解決策をご紹介します。
問題の細分化
1つ目は問題の細分化をすることです。頭の中でモヤモヤと考えていると不安になります。
人間ため込むとストレスになります。そのため、一度全部書き出して落ち着かせます。
私もストレスが限界まできたとき、悩んでいることを紙に書き出して整理しました。
そして、書き出したあとその悩みを中分類・小分類と書き出して整理していきます。
(下記画像参照)
「とにかく書く！」ことで冷静になります。そのあと、優先順位を決めること、行動できるところまで落とし込むことが大事です。
周りの上司や同僚に相談
2つ目は周りの上司や同僚に相談することです。
基本的に上司がおすすめです。なぜなら、上司のほうがあなたよりも経験豊富で、すぐに解決できるからです。
私も以前上司に聞くのをためらっていました。
しかしビジネスはタイムイズマネーです。自分の都合で仕事が遅れたら結局周りに迷惑がかかります。
現状、問題を整理した上で、上司には相談しましょう。悩みを相談することでモヤモヤしていた気持ちが晴れてスッキリします。
ちなみに、これは私が経験したことですが、悩みをあまりにもため込みすぎて職場にいくことが嫌になったことがありました。
すぐに上司に相談すればよかったのですが、プライドが邪魔してできませんでした。
しかし、恥や見栄を捨てて自分の思いをしっかり吐き出すことで元気になりました。
だから、あなたも悩みがあったらため込まず、吐き出してください。
疲れやストレスをためない
3つ目は疲れやストレスをためないことです。
仕事の悩みがあると、土日祝日に持ち込んで悩む人がいると思います。
「任された仕事がうまくできるのか？」
「失敗したらどうしよう・・・」
と頭のなかでそうしたマイナスの思いを駆け巡るとリラックスして休めないです。
気持ちはよくわかります。私も土日同じような気持ちで過ごしていました。
ただ、土日祝日まで仕事のことで悩むとゆっくり体も心も病んでしまいます。
そんなとき私は悩んでいることを30分以内にとにかく紙に書き出して整理しました。まずは頭の中から仕事のことを一度捨てました。
そのあと、趣味の時間にあてて忘れようにしました。そうすることで精神的にも肉体的にも休めることができます。
仕事上のキャパ越えの3つの予防策
最後に、事前にキャパ越えを防ぐ予防策をこちらで3つご紹介します。
事前にやるべきタスクの整理
1つ目は事前にやるべきタスクの整理をすることです。
タスクシートを作成した後、自分のすぐ見える位置(パソコン内のデスクトップや作業場の近くにタスクシートを印刷して置く等)に置いておきます。
見える位置に置かないと忘れるので、必ず見える位置においてください。
そうすることで、「あれ、次に何をやるんだっけ？」と思い出す時間がなくなり、作業効率が上がります。
また、常に見える場所においておくことで、業務の忘れ防止になります。
私はこのタスクリストを作成したおかげで、業務の忘れ防止を事前に防ぐことができています。
ちなみに下記画像が自分が実際に使っているタスクリストのサンプルです。
(下記画像参照)
立場が上の人の仕事を観察
2つ目は立場が上の人の仕事を観察することです。自分より上の立場の人が
・「どんな仕事をやっているのか？」
・「どんなメール対応をしているのか？」
等をひたすら観察していました。
私も業務統括する前に、前のリーダーがやっていたことを1つ、2つでもいいから常に観察していました。
また、そのリーダーの方と雑談しているときがチャンスで、その間にどんな仕事を今やっているのかを聞き出していました。
それを想定した上で次の仕事に意識していました。
また、上司や自分より上の人のやりとりを気づかれないように盗み聞きしてなるべく仕事の内容を把握することにしていました。
ちなみに、ビジネスマナー上盗み聞きはあまり好まれないので、ばれないようにやってくださいね。
基本社会人になったら1から10まで丁寧に教えてくれる人はそんなにいないので、自分から相手の仕事を盗むつもりやっていきましょう。
そうした意識をすることで、仕事環境が変わったり役職が変わったりしても次のやるべき仕事が分かります。
そして、キャパ越えをある程度防ぐことができます。
人間知らないことには恐怖を覚えますが、知っていることには恐怖は覚えませんよね。
思い切って仕事を人に任せる
3つ目思い切って仕事を人に任せることです。以前私はなんでもかんでも背負ってしまい、キャパ越えになりかけたことがありました。
そうしたときはまず完璧主義を捨てて、自分がやらなくても他人ができそうな仕事はどんどん人に任せていきます。
そうすることで自分の手すきの時間が増えて負担が減ります。真面目な人ほどなんでも抱え込んでしまうのです。
「思いきって任せる」というのも今後人を扱って行く上で大事です。
あなたが人を使う立場であればなおさらです。メンバーを信じること。
まとめ
今回は、
・仕事上のキャパ越えの定義
・仕事上でのキャパ越えの主な３つの原因
・仕事上でのキャパ越えの主な３つの解決策
・仕事上でのキャパ越えの3つの予防策
の4つをご紹介しました。
今回ご紹介したキャパ越えの対処方法を実践することで仕事上の悩みを解決できます。
そして、精神的にも肉体的にもストレスなくお仕事をすることができます。
また、休日も仕事で悩む時間が少なくなり、プライベートを充実して過ごせます。
最初は苦しくて挫折するかもしれませんが、諦めずに取り組めば体が慣れてきます。
本記事を参考にして、仕事能力を上げて自分のキャパを増やしていきましょう。
そうすれば、新しい世界観が見えます。応援しています。
